Lo organización en una entidad es esencial, porque es la coordinación de un equipo que tienen un fin en común y es por eso que toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y el funcionamiento de la empresa.
Comencemos por mencionar que la organización es una etapa del proceso administrativo de Agustín Reyes Ponce, donde encontramos la pregunta ¿Cómo se va hacer? y nos dice que se refiere a la estructura técnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones
Partiendo desde de lo anterior, podemos comenzar exponer que la organización está estructurada de los siguientes supuestos:
1. División trabajo: El economista Adam Smith, en su libro La riqueza de las naciones, menciona que la división del trabajo origina un incremento en la productividad y grandes ventajas monetarias para las organizaciones y la sociedad en general y dicho esto, podemos decir que la organización se basa en el principio de división del trabajo, cuyo propósito es maximizar la producción de los trabajadores y maquinas, dividiendo grandes tareas entre varias personas en lotes más pequeños de trabajo. Esto permite a un empleado dominar una tarea en el tiempo más corto y con un mínimo de habilidad.
2. Unidad de mando: Propuesto por Fayol, este principio indica: “Cuanto mayor sea la frecuencia con que una persona depende de un solo superior, será más probable que esa persona tenga un sentido de lealtad y obligación, y menos probable que exista confusión con relación a las órdenes”.
3. Autoridad: También propuesto por Fayol, este principio consiste en el derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe autoridad sin responsabilidad; ésta es un corolario de la autoridad: si esta autoridad se delega, se debe delegar también la responsabilidad correspondiente.
4. Jerarquización: Este principio se refiere a los niveles de una estructura organizacional, agrupados según el grado de autoridad y responsabilidad que posean, e independientemente dela función que realicen. Esta estructura está representada a través de un organigrama, que considera un X número de niveles o grados: desde los dueños de la empresa (accionistas) hasta el nivel operativo más bajo. Cuanto mayor sea el número de niveles, más larga será la cadena de mando y más tiempo se necesitará para que las instrucciones desciendan por la línea, y la información ascienda y descienda por la organización. (Se considera que una organización no necesita nunca más de seis niveles de supervisión, incluyendo la de los ejecutivos superiores).
5. Departamentalización: Este principio se refiere a la estructura formal de la organización, compuesta de varios departamentos y puestos administrativos, y sus relaciones entre sí. Los tipos de departamentalización más usuales son:
Por funciones: Consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa, recursos humanos, mercadotecnia, operaciones y finanzas.
Por productos: Este agrupamiento facilita el empleo de la tecnología, máquinas y equipos, conocimiento y mano de obra, lo cual intensifica los esfuerzos de los subordinados y aumenta la eficiencia de que la practique.
Geográfica: Consiste en el agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localización en donde se realizará el trabajo.
Clientes: Consiste en agrupar las actividades con base en cierto interés del consumidor por el producto o servicio que ofrece la organización.
Procesos o equipo: Denominada departamentalización por fases del proceso o procesamiento, se utiliza frecuentemente en las empresas industriales y niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.
Proyecto: Se requiere que la estructura organizacional sea flexible, capaz de adaptarse rápidamente y sin contratiempos a las necesidades de cada proyecto, desarrollado y ejecutado durante un plazo determinado.
6. Objetivos: Con los objetivos, se pretende crear una comunión de intereses y participación en toda la organización. Así, dentro del proceso organizacional, el propósito principal dela institución es promover que cada miembro del organismo social esté enterado de cuáles son las actividades que va a realizar.
Considerando estos supuestos podemos deducir que la estructura organizacional, ordena y combina las funciones y autoridades de una entidad con el fin de cumplir un objetivo establecido, sin embargo, dicha estructura debe ser plasmada a todos los integrantes que estén dentro de la organización para que tengan el conocimiento de las función o autoridad y la ubicación organizacional que le corresponde.
Como se mencionaba, las estructuras se expresan en gráficas de relaciones de personal u organigramas, y se complementan con los análisis de puestos, las más comunes son:
Organización lineal
Organización funcional
Organización matricial
ORGANIZACIÓN LINEAL
Este sistema se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe encarga de asignar y distribuir el trabajo a los subalternos, quienes deben ejecutarlo siguiendo estrictamente las instrucciones dadas.
Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
Este tipo de organización separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final se apoya en la máxima utilización de los especialistas funcionales en los niveles jerárquicos principales.
Su objetivo es incrementar la productividad de la empresa a partir de la especialización, a los puestos de la línea jerárquica se les “despoja” de cierta autoridad y responsabilidad en favor de los especialistas. En este caso, las tareas se agrupan por departamentos, de acuerdo con la especialización técnica o funciones, sin embargo, su inconveniente es la centralización.
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
Consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común y es también conocida como una estructura mixta.
En este breve resumen analizamos algunos puntos principales de la estructura organizacional y cabe señalar que, es un tema bastante extenso y fundamental en la administración de una entidad, ya que es la herramienta básica que existe para cumplir los propósitos de las organizaciones, en tanto, debemos de comprender que es un tema de sociedad en general, sin encasillar, solamente en entidades económicas.
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